Cinco dicas para a gestão de equipes externas
Especialista indica os principais passos para um melhor monitoramento de equipes externas e explica como a tecnologia é essencial para tomada de decisão e aumento da produtividade
Como em todo negócio, não existe uma receita exata para uma gestão de equipes de campo com resultados para a empresa e para o colaborador. A experiência e o conhecimento técnico de profissionais de referência no setor, entretanto, mostram que este caminho tem alguns pontos chaves e que, hoje, a busca por melhores performances passa invariavelmente pela tecnologia.
A tecnologia sempre revolucionou processos nas empresas, a força intelectual humana livre para um dos maiores pilares em gestão: a estratégia. Além disso, os sistemas de gestão entregam ativos valiosos para o monitoramento de equipes de trabalho de campo. Se antes havia um gap entre as metas e direcionamentos e o que efetivamente acontecia em externa, por exemplo, agora é possível verificar se as decisões tomadas pelo colaborador eram as mais apropriadas e, também, a fidelidade de seus reportes.
Gabriel Rodrigues, especialista em gestão de equipes externas da Auvo, indica 5 dos principais passos para um monitoramento eficiente e como a automatização é essencial para dados precisos, que facilitam a tomada de decisão rápida, o acompanhamento de desempenho e a visão de estratégia para aumento da produtividade e resultados.
Automatização
Hoje, existem diversas ferramentas dedicadas ao monitoramento de equipes externas. Para decidir, o gestor precisa, primeiramente, entender que a tecnologia é meio e não fim. Ou seja, que os sistemas entregarão dados, mas é dele a análise de cenário. Por isso o diferencial está nos recursos, na praticidade e na precisão que cada player oferece. Nesta corrida, a possibilidade de informação em tempo real, como no Auvo, é um grande aliado
Planejamento
No trabalho das equipes externas não há espaço para improviso. Os objetivos e metas só serão alcançados com tarefas muito bem definidas e claras dentro de um plano que engloba diversos pontos. Isso só é possível com um autoconhecimento da empresa, domínio de seu ambiente interno e externo, concorrência e fatores que possam interferir no negócio. Cada uma destas variáveis pode mostrar caminhos de atendimento.
Controle do tempo
Um planejamento bem feito considera a importância do tempo em muitas frentes. Previsão para execução das tarefas, do atendimento propriamente dito, e organização dos colaboradores para cumprir o programado com excelência. Mas para ter tudo isso definido é preciso separar um espaço na agenda e se dedicar. Tenha foco, organização pessoal e profissional e delegue tarefas.
Organizar processos
O controle de tempo leva a um outro ponto importante para o acompanhamento das equipes de campo. Organizar processos para otimizar o atendimento e cumprir prazos. A sugestão é fazer um cronograma de atividades para cada colaborador. Vai demandar tempo, será um pouco mais trabalhoso, mas valerá a pena. Algo editável, para incluir ou retirar atividades quando necessário.
Definir metas claras melhora o engajamento dos colaboradores. Quando motivados para cumpri-las, menor será a energia gasta em acompanhamento. Estas metas podem ser por tarefas, considerando a quantidade de atividades a serem cumpridas por semana, por exemplo, ou por tempo.
Padronização de atendimento
A tecnologia é uma mão na roda e resolve uma série de questões operacionais, mas ainda não substitui o trabalho humano em relacionamento. De nada adianta se organizar e planejar se a comunicação com o cliente é falha.Com o Auvo, o gestor consegue padronizar o atendimento e monitorar as avaliações e relatórios dos colaboradores. Assim, aquele que mais se destaca em suas atividades pode ser exemplo no treinamento de outros profissionais.
Sobre a Auvo
O Auvo traz diversas funcionalidades para monitoramento de equipes de trabalho externo. Entre elas, check-in e check-out automático que identifica a chegada e a saída dos colaboradores via GPS; localização em tempo real para monitoramento do colaborador no horário de trabalho; sistema on-line de ordem de serviço; roteirização das atividades para cálculo automático da melhor rota para o colaborador com base em distância, prioridade e produtividade, cálculo de reembolso de quilometragem e automatização do reembolso de despesas; relatórios de atividades com fotos e assinatura digital via aplicativo para conclusão das tarefas.
